PDF grande demais para e-mail? Porque comprimir às vezes não adianta

O que torna um PDF grande

O texto em si pesa muito pouco. Cem páginas de texto corrido raramente passam de algumas centenas de kilobytes. O peso vem quase sempre das imagens: páginas digitalizadas, fotografias num relatório ou capturas de ecrã coladas em resolução total.

Outros culpados são os tipos de letra incorporados, sobretudo ficheiros completos em vez de apenas os caracteres usados, e documentos guardados muitas vezes, onde versões antigas de objetos podem ficar dentro do ficheiro.

Porque comprimir às vezes não consegue nada

Um PDF exportado de um processador de texto normalmente já guarda o texto e os gráficos vetoriais em forma comprimida. Resta pouco para espremer, por isso uma redução de poucos por cento é o resultado honesto.

Imagens já guardadas como JPEG pequenos comportam-se de forma parecida. Comprimi-las de novo sobretudo piora-as. Uma ferramenta que promete grandes poupanças nestes ficheiros só consegue cumprir deitando fora qualidade visível.

Escolha o método certo

O compressor de PDF oferece duas abordagens. O método que preserva o texto volta a comprimir as imagens e arruma a estrutura do ficheiro, enquanto o texto, os tipos de letra e os gráficos vetoriais continuam selecionáveis e pesquisáveis. É a escolha certa para relatórios, contratos e tudo aquilo de onde alguém possa querer copiar.

O método raster transforma cada página numa imagem e comprime-a com força. É a opção mais eficaz para documentos digitalizados, que já são imagens. Em documentos de texto tem um preço: depois, o texto deixa de ser selecionável e pesquisável.

1. Verifique se consegue selecionar texto no PDF. Se conseguir, comece pelo método que preserva o texto.
2. Compare o novo tamanho com o seu limite. Muitos fornecedores de e-mail permitem 20 a 25 MB e a codificação acrescenta cerca de um terço, por isso fique claramente abaixo.
3. Se o documento for uma digitalização e continuar grande demais, use o método raster com o nível forte.
4. Abra o resultado e amplie uma página com letra pequena antes de o enviar.

Se o ficheiro continuar grande demais

Divida o documento. Um anexo cheio de fotografias pode seguir num segundo e-mail, e dividir o PDF não altera as páginas em si.

Pergunte-se se todas as páginas são necessárias. Remover páginas digitalizadas em branco ou duplicadas ajuda muitas vezes mais do que um nível de compressão mais forte.

Para documentos muito grandes, uma ligação de um serviço de armazenamento que já usa é mais fiável do que um anexo, que o servidor de e-mail do destinatário pode recusar mesmo que o seu o tenha aceitado.

Guarde o original

Comprimir cria um ficheiro novo. Guarde o original para arquivo e impressão e envie a cópia mais pequena. O UseTool nunca substitui o ficheiro de origem, e o documento é processado no seu dispositivo em vez de ser enviado, o que conta para contratos, faturas e relatórios médicos.