PDF troppo grande per l’email? Perché a volte comprimere non serve

Cosa rende grande un PDF

Il testo in sé pesa pochissimo. Cento pagine di solo testo raramente superano qualche centinaio di kilobyte. Il peso arriva quasi sempre dalle immagini: pagine scansionate, foto inserite in una relazione o screenshot incollati a piena risoluzione.

Altri colpevoli sono i font incorporati, soprattutto file di font completi invece dei soli caratteri usati, e i documenti salvati molte volte, in cui possono restare dentro al file vecchie versioni degli oggetti.

Perché a volte comprimere non ottiene nulla

Un PDF esportato da un programma di videoscrittura di solito memorizza già testo e grafica vettoriale in forma compressa. C’è poco da spremere, quindi una riduzione di pochi punti percentuali è il risultato onesto.

Le immagini già salvate come piccoli JPEG si comportano in modo simile. Comprimerle di nuovo le peggiora soprattutto. Uno strumento che promette grandi risparmi su questi file può mantenere la promessa solo buttando via qualità visibile.

Scegli il metodo giusto

Il compressore PDF offre due approcci. Il metodo che conserva il testo ricomprime le immagini e riordina la struttura del file, mentre testo, font e grafica vettoriale restano selezionabili e ricercabili. È la scelta giusta per relazioni, contratti e tutto ciò da cui qualcuno potrebbe voler copiare.

Il metodo raster trasforma ogni pagina in un’immagine e la comprime con forza. È l’opzione più efficace per i documenti scansionati, che sono comunque immagini. Per i documenti di testo ha un prezzo: dopo, il testo non è più selezionabile né ricercabile.

1. Verifica se nel PDF riesci a selezionare il testo. Se sì, parti dal metodo che conserva il testo.
2. Confronta la nuova dimensione con il tuo limite. Molti provider di posta consentono 20-25 MB e la codifica aggiunge circa un terzo, quindi resta nettamente al di sotto.
3. Se il documento è una scansione ed è ancora troppo grande, usa il metodo raster con il livello forte.
4. Apri il risultato e ingrandisci una pagina con caratteri piccoli prima di inviarlo.

Se il file è ancora troppo grande

Dividi il documento. Un allegato pieno di foto può viaggiare in una seconda email, e dividere il PDF non modifica le pagine stesse.

Chiediti se ogni pagina è davvero necessaria. Eliminare pagine bianche della scansione o doppioni spesso aiuta più di un livello di compressione più forte.

Per documenti molto grandi, un link da un servizio di archiviazione che usi già è più affidabile di un allegato, che il server di posta del destinatario potrebbe rifiutare anche se il tuo lo ha accettato.

Conserva l’originale

La compressione crea un nuovo file. Tieni l’originale per l’archivio e la stampa e invia la copia più leggera. UseTool non sovrascrive mai il file di partenza, e il documento viene elaborato sul tuo dispositivo invece di essere caricato, un aspetto importante per contratti, fatture e referti medici.